Gambar di atas adalah tampilan awal dari Microsoft Access terbaru yaitu
versi 2007. Perangkat lunak yang termasuk dalam Microsoft Office Suite ini
mungkin perangkat lunak yang jarang digunakan orang meskipun telah tersedia
pada paket Microsoft Office. Padahal perangkat lunak ini sangat bermanfaat
banyak digunakan.
Data dasar kosong. Jika kita mengklik bagian ini maka akan muncul permintaan untuk mendefinisikan data dasar seperti terlihat pada Gambar 11.3. Nama dan lokasi penyimpanan basis data harus ditentukan.
Setelah kita menekan tombol Buat berarti kita telah memiliki sebuah data dasar, namun masih belum terisi tabel atau data apapun (Gambar 11.4). Pada gambar tersebut dapat kita lihat nama file basis data adalah latihan01 dan format file basis data menggunakan Access 2000. Pada gambar tersebut juga tampat bagian bagian (objek) basis data tersebut.
Ada enam obyek penting Akses yang menjadi fitur utama dari DBMS ini, yaitu: x Tabel. Tabel adalah tempat dimana kita menyimpan data. Semua tabel di dalam Access mengikuti aturan basis data relasional yang terdiri dari baris dan kolom. Setiap basis data bisa berisi lebih dari satu tabel. x Pertanyaan. Fitur query disediakan untuk memilih data yang akan kita tampilkan. Query pada Access disediakan baik dalam bentuk GUI maupun dalam bentuk bahasa SQL. x Bentuk. fitur form yang disediakan untuk membuat tampilan dari basis data yang dibuat menjadi lebih menarik. Baik ketika menghasilkan data maupun tampilan data di layar monitor. x Laporan.fitur ini disediakan untuk membuat format pencetakan pada media kertas melalui printer. x Makro. Fitur makro merupakan fitur yang digunakan untuk menyimpan perintah-perintah otomatis tertentu yang berhubungan dengan data dasar yang dibuat. Dibutuhkan kemampuan pemrograman untuk menggunakan fasilitas ini. x Modul. Fitur ini lebih luas dari makro karena kita dapat melakukan pemrograman pada banyak aspek dalam Microsoft Access. Selain obyek-obyek utama di atas Microsoft Access juga menyediakan seperangkat alat untuk memudahkan dalam membuat data dasar dan aplikasinya. Berikut ini gambar-gambar toolbar pada Microsoft Access beserta kegunaannya.Selain obyek-obyek utama di atas Microsoft Access juga menyediakan seperangkat alat untuk memudahkan dalam membuat data dasar dan aplikasinya. Berikut ini gambar-gambar toolbar pada Microsoft Access beserta kegunaannya. Selain obyek-obyek utama di atas Microsoft Access juga menyediakan seperangkat alat untuk memudahkan dalam membuat data dasar dan aplikasinya. Berikut ini gambar-gambar toolbar pada Microsoft Access beserta kegunaannya.
dua standar kompetensi yaitu mengoperasikan aplikasi data dasar dan membuat aplikasi berbasis Microsoft Access. Standar kompetensi mengoperasikan aplikasi basis data terdiri dari tiga dasar, yaitu menjelaskan menu aplikasi basis data, membuat tabel dan membuat tampilan atau query. Sedangkan standar kompetensi membuat aplikasi berbasis Microsoft Access terdiri dari empat kompetensi dasar, yaitu menjelaskan Database Management System, menjelaskan Data Definition Language, menerapkan query dan menerapkan pelaporan. Database Management System telah kita bahas pada Bab 10, sedangkan Data Definition Language akan kita bahas pada Bab 12. Sebelum mempelajari kompetensi ini mengingatlah kembali tentang pemecahan masalah, sistem operasi, dan data dasar pada bab-bab sebelumnya.
Pada buku ini kita akan mempelajari empat buah obyek yaitu, tabel, query, form dan report. Namun, sebelum kita memulai pembahasan tentang bagaimana menggunakan obyek-obyek dalam Microsoft Access tersebut, kita akan membahas tentang contoh kasus data dasar yang akan kita buat. Kasus yang akan kita buat adalah Basis Data Penjualan Buku. Pada kasus ini setiap pembeli akan melakukan pembelian terhadap buku yang diinginkan dan membayar sejumlah uang sesuai buku yang dibeli. Data pembeli akan dicatat. Demikian juga setiap data pesanan, baik itu pemesanan ringkasan maupun item [1]barang pemesanannya. Data pesanan berisi pembeli yang melakukan pemesanan, total pembelian dan tanggal pembelian. Sedangkan item data pemesanan berisi data buku yang dipesan dan jumlah untuk setiap pemesanan. Dengan membaca kasus di atas, maka apabila kita akan membuat ER maka langkah pertama adalah kemungkinan adanya entitas yang terlibat. Dari teks di atas kita dapat Mengidentifikasi ada minimal 4 calon entitas yaitu pembeli, buku, pesanan dan pemesanan item. Sedangkan relasinya dapat kita lakukan sebagai berikut : pembeli pemesanan pada setiap pesanan terdapat item-item pesanan atau pada item-item pesanan terdapat daftar buku-buku yang dipesan.
Atribut-atribut untuk masing-masing kandidat dapat kita tentukan sebagai berikut: o Entitas Pembeli dengan atribut id_pembeli, nama, alamat, dan telepon. o Entitas Buku dengan atribut nomor ISBN, pengarang, dan judul Entitas Buku dengan atribut id_pesanan, jumlah pembelian, tanggal pembelian. Entitas Pemesanan Barang dengan atribut masing-masing buku yang dipesan. Setelah semua informasi lengkap maka kita dapat menggambarkan ER Diagram untuk kasus di atas seperti pada Gambar 11.8.
Berdasarkan ER Diagram di atas kita dapat menentukan tabel-tabel apa yang dibutuhkan pada basis data penjualan buku. Ada empat tabel yaitu: tabel pembeli, buku, pesanan, dan item pesanan. Untuk mengakomodasi relasi yang ada pada Diagram ER, maka akan dibuatkan atribut-atribut yang berperan sebagai perwujudan relasi. Tabel 11.1 menunjukkan tabel dan atribut yang ada pada basis data penjualan buku.
Tabel 11.1 dapat kita lengkapi dengan tipe data dan constraint/domain seperti pada Tabel 11.2. Hal ini untuk mempermudah pembuatan tabel pada DBMS. Jika kita memeriksa tabel-tabel yang terbentuk dalam bentuk normal atau belum, maka kita akan menemukan semua tabel sudah dalam bentuk normal ketiga (3NF). Tabel 11.2. Tabel, atribut, tipe data dan kendala/domain pada Basis Data Penjualan Buku.
11.2. TABEL
Ketika selesai membuat file basis data (lihat Gambar 11.3 dan 11.4, kita sudah punya basis data namun belum berisi apa-apa karena kita belum membuat tabel-tabel dalam basis data tersebut. Seperti telah dijelaskan pada Bab 10, tabel akan berisi kolom dan baris Kolom di sebut field dan baris disebut record dalam Microsoft Access.
11.2.1 Pendefinisian Field dan Tipe Data.
Tahap pertama dalam membuat tabel adalah mendefinisikan field-field yang dibutuhkan baru kemudian mengisi data baris-baris. Langkah-langkah pembuatan tabel adalah sebagai berikut:
1. Pada jendela Database klik pada Tabel (Gambar 11.9).
2. Klik dua kali pada Create table in Design View (Gambar 11.9). Kemudian akan muncul jendela untuk mendefinisikan field-field yang dibutuhkan (Gambar 11.9) Ketika selesai membuat file basis data (lihat Gambar 11.3 dan 11.4, kita sudah punya basis data namun belum berisi apa-apa karena kita belum membuat tabel-tabel dalam basis data tersebut Seperti telah dijelaskan pada Bab 10, tabel akan berisi kolom dan baris Kolom di sebut field dan baris disebut record dalam Microsoft Access.
3. Kita dapat mulai memasukkan field-field yang dibutuhkan. Untuk contoh awal kita akan memasukkan field-field untuk tabel Pembeli seperti yang sudah didefinisikan pada Tabel 11.2. Perhatikan Gambar 11.10 berikut ini.
Microsoft Access menyediakan fasilitas yang sangat baik untuk mendefinisikan field-field suatu tabel. Pada Gambar 11.10 tampak proses pendefinisian field. Bagian atas adalah untuk menentukan nama field, tipe data dan keterangan. Sedangkan bagian bawah merupakan tempat untuk menentukan lebar data, format, domain atau constraint dari suatu tipe data. Pada gambar tersebut terlihat bahwa field nama didefinisikan bertipe data teks, dengan lebar data 30 (lihat bagian bawah gambar).
5. Kita dapat menyimpan tabel yang sudah kita definisikan dan memberi nama tabel tersebut dengan cara menekan tombol bergambar disket (lihat Gambar 11.11). Kemudian kita dapat menutup jendela Design View tersebut. Dengan cara yang sama, tabel-tabel lainnya yaitu tabel buku, tabel pesanan, dan tabel item_pesanan dapat kita definisikan. gambar[1]gambar berikut menunjukkan hasil pendefinisian total tab
11.2.2.Pengisian Data Pada Tabel.
Tabel-tabel yang telah kita buat di atas, belum memiliki isi data apa[1]apa. Hanya strukturnya yang telah kita buat. Untuk mengisikan data pada tabel, caranya cukup mudah, yaitu: double click pada nama tabel yang kita ingin
isikan datanya. Setelah terbuka jendela seperti pada Gambar 11.16, kita dapat segera mengisikan datanya. Cara pengisian datanya sama seperti jika kita bekerja dengan Microsoft Excell atau software spreadsheet lainnya. Kemudian kita dapat menyimpan hasil pengisian data dengan menekan tombol bergambar disket pada toolbar
Pada bagian ini kita akan menerapkan teori-teori query yang telah kita singgung sebelumnya. Seperti telah dijelaskan, query adalah 'permintaan data'. Dengan query kita dapat menampilkan data-data tertentu dari satu atau lebih tabel, atau melakukan perhitungan pada data di dalam tabel. Namun sebelum mempelajari bagaimana membuat query, kita akan belajar terlebih dahulu bagaimana membuat relasi antar tabel agar ketika membuat query menjadi lebih mudah.
11.3.1.Membuat Relasi Antar Tabel.
Pada Gambar 11.8, kita telah mendefinisikan hubungan antar entitas dalam ER Diagram. Gambar ini merupakan dasa dalam membuat relasi antar tabel. Untuk membuat relasi antar tabel, pilih menu Tools kemudian Relationship sehingga akan muncul jendela seperti pada Gambar 11.20. Pada jendela relasi tersebut klik kanan sehingga muncul menu pilihan dan pilih Show Tabel. Setelah muncul jendela seperti Gambar 11.21, kita dapat menentukan tabel mana saja yang akan kita relakan.
Pada Gambar 11.21, pilih tabel yang akan direlasikan kemudian klik tombol Add. Setelah proses pemilihan selesai klik tombol Close. Pada kasus
yang akan kita sertakan pada keempat tabel itu berhubungan langsung tidak langsung. Sehingga kita memilih seluruh tabel untuk direlasikan. Gambar 11.22 menunjukkan hasil pemilihan tabel pada jendela Hubungan. Pada gambar ini yang diperlihatkan adalah struktur dari masing-masing tabel, bukan isinya. Nama kolom yang dicetak tebal menunjukkan kolom tersebut adalah kunci utama. Kita dapat mengatur posisi tabel dengan cara drag & drop
Untuk membuat relasi antar tabel, dapat dilakukan dengan memilih primary key pada suatu tabel kemudian seret mouse menuju key dengan nama yang sama pada tabel lainnya (foreign key pada tabel lain). Sebagai contoh pada tabel pembeli, primary key – nya id_pembeli dan pada tabel pesanan, id_pembeli adalah foreign key. Klik id_pembeli pada tabel pembeli kemudian seret mouse menuju id_pembeli pada tabel pesanan. Jika prosedur ini benar dilakukan, maka akan muncul jendela seperti Gambar 11.23. Klik pada bagian Enforce Referential Integrity dan klik tombol Create. Kita dapat melakukan prosedur ini pada relai-relasi yang lain. Sehingga pada jendela hubungan akan tampak seperti pada Gambar 11.24.
Gambar 11.24 menunjukkan relasi antar tabel yang dapat kita bandingkan dengan Diagram ER pada Gambar 11.8. Pada relasi antar tabel ini, kita juga menentukan kardinalitas antar tabel. Perhatikan garis yang menghubungkan tabel pembeli dengan pesanan. Di ujung yang ada pada tabel pembeli ditandai dengan angka 1 dan di ujung yang ada pada tabel ditandai dengan notasi ??. Hal ini menunjukkan adanya hubungan satu [1] ke-banyak antara tabel pembeli dengan tabel pesanan. Demikian juga dengan relasi antar tabel yang lain.
11.3.2.Membuat Query
Microsoft Access menyediakan fasilitas query yang sangat baik dan memudahkan pengguna. Selain karena berbasis GUI juga prosedurnya tidak terlalu rumit. Berikut contoh-contoh membuat query di Microsoft Access.
· Query pada satu tabel Query pada satu tabel hanya akan melibatkan satu tabel saja. Misalkan kita akan melakukan query pada tabel buku. Prosedur yang dicapai adalah sebagai berikut:
1. Pada jendela Database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View. Sehingga akan muncul jendela seperti pada Gambar 11.25. Pilih tabel buku pada jendela Show Tabel, kemudian klik Add dan kemudian Close. Jendela Show Table akan tertutup dan kita dapat mulai melakukan query.
2. Pada jendela Query bagian bawah (lihat Gambar 11.25), ada beberapa hal penting yang harus diketahui dan berguna dalam query yaitu
Field
: Nama Field yang ditampilkan
Tabel
: Nama Tabel dari Filed tersebut
Sortir
: Mengurutkan Data hasil query
belakang
: Lapangan yang ditampikan atau tidak
Kriteria : Syarat dari data yang ingin ditampilkan
3. Contoh query yang pertama adalah bagaimana menampilkan semua data, misalnya:
Tampilkan semua data yang ada di tabel buku.
Untuk menampilkan seluruh data pada tabel buku, pada Field, klik tombol panah ke bawah pilih buku.* (lihat Gambar 11.26). Kita dapat mengeksekusi query dengan memilih menu Query kemudian klik Run, atau klik langsung tombol tanda seru ( ) yang ada di toolbar. Hasil query dapat dilihat pada Gambar 11.26. Simpan query dengan nama yang diinginkan (misalnya: query_buku_semua_data) kemudian tutup jendela Query.
4. Contoh query yang kedua adalah memilih kolom mana saja yang akan ditampilkan, misalnya :
Tampilkan semua nama pengarang dan judul buku yang dikarangnya
Query ini tidak menampilkan seluruh data tetapi hanya data dari kolom pengarang dan judul buku saja. Pada Gambar 11.27 terlihat bagaimana query dilakukan. Tabel buku tetap dipilih dari jendela Show Table, kemudian di jendela Query, pada bagian Field dipilih field pengarang dan judul. Hasil query eksekusi adalah daftar seluruh nama pengarang dan buku yang dikarangnya.
5. Contoh kueri yang ketiga adalah bagaimana membuat data sesuai dengan tampilannya, misalnya:
Tampilkan semua judul buku dan harganya dengan urutan harga yang paling mahal terlebih dahulu
Kueri ini juga tidak menampilkan seluruh data tetapi hanya data dari judul buku dan harga saja. Namun urutan tampilan diubah. Pada Gambar 11.28 terlihat bagaimana query dilakukan. Tabel buku tetap dipilih dari jendela Show Tabel, kemudian di jendela Query, pada bagian Field dipilih field judul dan harga. Pada bagian Sortir, pada kolom yang sama dengan harga, kita gunakan opsi Descending untuk mengurutkan dari besar ke kecil. Hasil eksekusi kueri adalah seluruh judul buku dan harganya dengan urutan judul buku yang paling mahal. Bandingkan urutan baris pada hasil kueri pada Gambar 11.26 .
6. Contoh query yang ketiga adalah bagaimana memilih baris-baris mana saja yang akan ditampilkan, misalnya:
Tampilkan semua judul buku yang pengarangnya adalah Harry Redknapp.
Query ini juga hanya berhubungan dengan data dari field judul buku dan pengarang saja. Namun tidak seluruh judul, tetapi hanya judul buku yang ditulis 'Harry Redknapp'. Pada Gambar 11.28 terlihat bagaimana query dilakukan. Tabel buku tetap dipilih dari jendela Show Tabel, kemudian di jendela Query, pada bagian Field dipilih field nama pengarang dan judul. Pada bagian kriteria, kita masukkan kriteria yang kita maksudkan, yaitu = 'Harry Redknapp'. Hasil kueri eksekusi adalah seluruh judul buku yang ditulis 'Harry Redknapp'.
7. Contoh query yang ketiga adalah bagaimana kita menggunakan operator pada Kriteria, misalnya:
Tampilkan semua judul buku yang pengarangnya adalah Harry Redknapp dan Arsene Wenger.
Seperti pada no 6, query ini juga hanya berhubungan dengan data dari field judul dan pengarang saja. Namun tidak seluruh judul, tetapi hanya judul buku yang ditulis secara bersama oleh 'Harry Redknapp dan Arsene Wenger'. Pada Gambar 11.30 terlihat bagaimana query dilakukan. Gunakan cara yang sama seperti pada no 6, hanya pada kriteria bagian, kita masukkan kriteria yang kita maksudkan, yaitu = 'Harry Redknapp' dan 'Arsene Wenger'. Hasil eksekusi menunjukkan tidak ada satu recordpun yang memenuhi. Hal ini karena memang tidak ada buku yang ditulis secara bersama oleh 'Harry Redknapp' dan 'Arsene Wenger'. Bagaimana kalau kita ganti dan dengan atau? Perhatikan pada Gambar 11.31. Ada 3 record yang sesuai.
Query pada lebih dari satu tabel
Query pada lebih dari satu tabel, relasi antar tabel yang telah kita buat sebelumnya akan menjadi sangat penting. Karena relasi ini akan menentukan bagaimana hasil dari query. Prosedur untuk membuat query sama seperti membuat query satu tabel, namun tabel yang dipilih pada jendela Show Tabel tidak lagi satu, tetapi mungkin dua, tiga atau lebih, sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini beberapa contoh query dengan lebih dari satu tabel.
1. Contoh query yang pertama adalah query yang melibatkan dua tabel, misalnya:
Tampilkan nama dan alamat pembeli jumlah pembeliannya lebih dari 100.000.
Pada query ini kita membutuhkan tabel pembeli karena kolom nama dan alamat pembeli ada pada tabel pembeli. Kita juga membutuhkan tabel pesanan karena kolom jumlah pembelian ada pada tabel ini. Dari relasi antar tabel pada Gambar 11.24, kita tahu bahwa ada relasi antara tabel pembeli dan tabel pesanan dengan kardinalitas one-to-many. Prosedur membuat query akan seperti berikut:
Pada jendela Database pilih Query lalu klik dua kali Create Query In Design View. Sehingga akan muncul jendela Show Tabel. Pilih tabel pembeli dan pesanan pada jendela Show Table (Gambar 11.32), kemudian klik Add dan kemudian Close. Jendela Show Table akan tertutup dan kita dapat mulai melakukan query
Ketika kita memilih tabel pembeli dan pesanan seperti tampak pada Gambar 11.33, secara otomatis Microsoft Access akan menampilkan garis-garis relasi antara kedua tabel tersebut. Jika kita belum membuat relasi, maka garis relasional tidak akan muncul. Pada Gambar 11.33 terlihat pada bagian Field untuk kolom nama dan alamat, Tabelnya adalah pembeli. Sedangkan pada jumlah_pembelian, tabelnya adalah pesanan. Selain itu pada kolom jumlah_pembelian, kita juga membuat kriteria, yaitu yang lebih besar dari 100000. Hasil kueri eksekusi menunjukkan ada dua pembeli yang jumlah_pembeliannya lebih dari 100000.
1. 2. Contoh query yang kedua adalah query yang melibatkan tiga tabel, misalnya:
Tampilkan judul buku dan pengarangnya yang dibeli pada tanggal 22 Juli 2007 atau 25 Juli 2007.
Pada query ini kita membutuhkan tabel buku karena kolom judul dan pengarang ada pada tabel buku. Kita juga membutuhkan tabel pesanan karena kolom tanggal pembelian ada pada tabel ini. Namun dari relasi antar tabel pada Gambar 11.24, kita tahu bahwa tabel pesanan dan tabel buku tidak ada relasi langsung. Tabel pesanan berhubungan langsung dengan tabel item_pesanan dan tabel item_pesanan berhubungan langsung dengan tabel buku. Semua relasinya berkardinalitas one-to [1] banyak. Sehingga pembuatan query akan seperti berikut:
Pilih tabel buku, item_pesanan dan pesanan pada jendela Show Tabel. Kemudian klik Tambah dan kemudian Tutup. Seperti tampak pada Gambar
11.34 terlihat hubungan antara ketiga tabel tersebut. Hasil eksekusi query ini menghasilkan tiga record seperti terlihat pada gambar.
1. 3. Contoh query yang ketiga adalah query yang melibatkan semua tabel pada basis data penjualan buku, misalnya:
Tampilkan nama dan alamat pembeli yang membeli buku dengan judul Teori Sepakbola Modern.
Pada query ini kita membutuhkan tabel pembeli karena kolom nama dan alamat ada pada tabel pembeli. Kita juga membutuhkan tabel buku karena kolom judul hanya ada pada tabel ini. Dari relasi antar tabel pada Gambar 11.24, kita tahu bahwa tabel pembeli dan tabel buku tidak ada relasi langsung, namun harus melalui tabel pesanan dan tabel item_pesanan. Oleh karena itu kita membutuhkan keempat tabel tersebut dalam query ini. Pada Gambar 11.35 terlihat bagaimana query ini harus dibuat. Hasil eksekusi query ini menghasilkan tiga record seperti terlihat.
11.4. MEMBENTUK
Form adalah salah satu obyek data dasar dalam Microsoft Access yang digunakan sebagai antar muka bagi pengguna untuk memasukkan atau menampilkan data. Bagi pengguna awam, masukkan data seperti pada Gambar 11.16 sampai dengan 11.19 agak rumit. Jauh lebih mudah menggunakan form. Pada Microsoft Access, dikenal ada tiga model form, yaitu: form data entry (Gambar 11.36 no 1), form switchboard (no 2) dan form custom dialog (no. 3).
Ada dua cara pembuatan form pada Microsoft Access, yaitu dengan menggunakan Wizard dan dengan menggunakan Design View. Wizard merupakan cara yang paling mudah, karena kita Microsoft Access akan melakukan pembuatan formulir secara otomatis. Sedangkan pada Design View kita melakukan rancangan form secara manual. Kita dapat memodifikasi hasil dari Wizard dengan Design View.
11.4.1.Membuat Formulir
Pada bagian ini kita akan membuat form dengan mode Wizard. Form pertama yang akan kita buat adalah form untuk menginput data Pembeli.
1. Pada jendela Database, klik pada objek Form, kemudian klik dua kali Buat form dengan menggunakan Wizard. Jendela Form Wizard akan terbuka (Gambar 11.37)
2. Pada jendela Form Wizard, klik pada combo box Tabel/Queries dan pilih tabel pembeli (Gambar 11.38), kemudian klik tombol >> sehingga semua field yang ada pada bagian Available Fields berpindah ke Selected Fields (lihat Gambar 11.39). Kemudian klik Next untuk memunculkan jendela untuk memilih model tampilan form (Gambar 11.40)
1. 4. Pada Gambar 11.40, tersedia beberapa opsi model tampilan form. Kita akan mencoba membuat dengan model Columnar. Namun pembaca dapat mencoba membuat dengan model tampilan lain yang tersaji pada pilihan. Klik tombol Next maka akan muncul jendela untuk memilih style (Gambar 11.41). Pada jendela ini kita dapat memilih sesuai keinginan kita dan setelah selesai kita klik Next sehingga muncul jendela untuk member Title atau judul form yang telah kita buat. Isikan nama form pada Textbox yang telah disediakan (Gambar 11.42).
5. Klik tombol Finish pada Gambar 11.42. Form pembeli telah selesai kita buat dan hasilnya tampak pada Gambar 11.43. Ada bagian yang sangat penting pada Form telah kita buat. Yaitu tombol navigasi dan tombol menambah record baru. Tombol navigasi buat bekerja untuk melihat data yang telah kita buat secara urut berdasarkan id_pembeli. Sedangkan bila tombol menambah form di-klik, maka teks yang ada di seluruh kotak teks akan dikosongkan dan kita dapat memulai mengisi data baru.
Dengan cara yang sama kita dapat membuat bentuk-bentuk yang lain. Sebagai contoh berikut ini tampilan akhir untuk Form Buku.
11.4.2. Memmodifikasi Formulir
Membuat formulir dengan menggunakan mode wizard memiliki keuntungan yaitu, kemudahan dan kecepatan dalam pembuatan. Namun disisi lain juga memiliki kerugian karena semua format telah ditentukan secara otomatis. Sebagai contoh baik pada Gambar 11.43 dan 11.44, kita melihat nama-nama field pada form yang dibuat sama seperti pada nama field pada tabelnya. Keberuntungan pada Microsoft Access menyediakan fasilitas untuk memodifikasi formulir. Berikut ini langkah-langkah untuk memodifikasi form.
1. Pada jendela Database, pilih Form. Kemudian klik kanan pada formulir nama yang ingin kita modifikasi. Pilih Design View pada menu pop yang muncul, sehingga jendela form yang akan kita modifikasi muncul seperti pada Gambar 11.45.
2. Pada Gambar 11.45, yang akan kita modifikasi adalah Form Pembeli. Sebelum kita modifikasi kita perlu tahu bagian-bagian dari suatu bentuk. Gambar 11.46. menunjukkan bagian-bagian utama dari suatu form. Secara umum ada tiga bagian pada form, yaitu Form Header, Detail dan Form Footer. Form Header biasanya berisi judul form dan logo tertentu. Bagian Detail merupakan bagian utama disinilah tempat kita meletakkan field-field yang akan diisi datanya. Bagian Form Footer merupakan materi (boleh dipakai tidak). Biasanya Form Footer akan berisi keterangan-keterangan lain misalnya nama pembuat, nama pengisi data dan lain-lain.
3. Microsoft Access menggunakan kontrol-kontrol yang sama seperti pada bahasa pemrograman berbasis GUI (lihat kembali Bab 13). Pada form kita akan menjumpai control Label, Text Box, Combo Box, Command Button dan lain-lain.
4. Modifikasi pertama yang kita lakukan adalah memperbaiki tampilan pada nama-nama. Caranya dengan klik pada Label yang ingin kita perbaiki. Kemudian ganti atau ubah dengan cara mengetikkan nama yang baru. Setelah semua selesai tampilan Form Pembeli akan tampak seperti pada Gambar 11.47. Perhatikan perbedaan bidang Label pada Gambar 11.45 dan Gambar 11.47.
5. Modifikasi berikutnya yang akan kita lakukan adalah menambahkan tombol-tombol untuk memudahkan pengguna dalam mengisi data. Untuk melakukan ini kita harus mengatur form menjadi seperti pada Gambar 11.48. Kemudian kita tambahkan tombol dengan cara klik pada icon Command Button pada Toolbar, lalu letakan pada Form. Jendela Command Buttom Wizards akan muncul seperti pada Gambar 11.49. Pada Categories pilih Record Operations dan pada Actions pilih Add New Record. Klik Next untuk melanjutkan. Pada jendela berikutnya (Gambar 11.50) pilih Teks dan ketikkan Tambah lalu klik Next. Pada jendela berikutnya (Gambar 11.51) ketikkan nama untuk tombol perintah ini, kita berikan nama misalnya cmdTambah lalu klik Finish.
6. Kita tambahkan tombol yang sedang bekerja menghapus data. Cara pembuatannya tetap seperti pada jendela Command Buttom Wizards, Kategori yang dipilih Operasi Rekam dan Tindakan yang dipilih hanya Hapus Rekam (Gambar 11.52). Tentukan teks dan nama tombol perintah yang sesuai.
8. Tampilan akhir dari form setelah tampilan akan tampak seperti pada Gambar 11.53.
Kita dapat menambahkan tombol lain atau control-control lain dengan cara yang kurang lebih sama.
11.5. LAPORAN
Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap dicetak di lembaran kertas. Kita dapat langsung mencetak langsung dari tabel database namun hasil cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat model laporan dengan fasilitas Laporan. Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu manual dan wizards. Seperti halnya pada form, wizard memberikan kemudahan dalam pembuatan laporan, karena semuanya sudah diatur otomatis. Berikut ini kita akan membuat laporan penjualan harian. Laporan ini berisi tanggal transaksi, ISBN dan judul buku yang terjual, harga masing-masing buku dan total nilai penjualan per hari/tanggal.
1. Untuk membuat report ini kita tidak bias langsung dari tabel, karena report ini berisi gabungan dari beberapa tabel yang ada. Sehingga kita harus membuat query sebagai sumber data untuk laporan. Cara membuat query sama dengan yang kita lakukan sebelumnya. Perhatikan Gambar 11.54 berikut ini. Pada Gambar tersebut kita memilih tabel pesanan, item_pesanan dan buku. Kemudian kita memilih tanggal_pembelian, isbn, judul, dan harga pada bagian Field. Kemudian kita simpan dengan nama query_rpt_penjualan_harian (atau dengan nama yang lain).
2. Pada jendela Database pilih objek Report dan klik dua kali Create Report dengan menggunakan Wizard. Jendela Report Wizard akan terbuka dan pada bagian Tabels/Queries pilih query yang telah kita buat pada bagian 1 (lihat Gambar 11.55). Kemudian klik tombol >> sehingga semua field yang ada pada bagian Available Fields berpindah ke Selected Fields (lihat Gambar 11.56)
3. Klik Next untuk membuka jendela berikutnya (Gambar 11.57). Pada jendela ini kita menentukan dasar tampilan laporan, apakah berdasarkan buku atau pesanan. Karena kita akan membuat laporan harian maka tampilan berdasarkan pesanan yang kita pilih (ingat, field tanggal_pembelian ada pada tabel pesanan).
4. Klik Next untuk melanjutkan dengan jendela berikutnya (Gambar 11.58). Jendela ini digunakan untuk mengelompokkan (grouping) data pada field yang sama. Pada contoh kali ini kita tidak melakukan pengelompokan sehingga kita tidak perlu mengatur apa-apa pada jendela ini. Kita dapat langsung klik Next untuk melanjutkan pada jendela berikutnya.
5. Pada Gambar 11.59, kita dapat memilih melakukan pengurutan data atau tidak. Pada bagian ini kita akan mengurutkan berdasarkan nomor ISBN dan kemudian berdasarkan judul buku. Pada Combo Box no 1 kita pilih isbn dan pada Combo Box no 2 kita pilih nexian. Selain itu pada bagian ini juga mengatur apakah kita membuat ringkasan dari laporan atau tidak. Klik pada Summary Options untuk membuka ringkasan ringkasan (Gambar 11.60). Pada kolom harga kita centang pada kotak di bawah Sum. Maksud dari bagian ini adalah kita akan
menampilkan jumlah pembelian atau transaksi setiap hari dan total transaksi. Jika sudah selesai kita dapat menutup jendela Summary Option dengan mengklik tombol OK. Kemudian kita klik Next untuk melanjutkan dengan jendela berikutnya.
1. 6 6. Gambar 11.61 menunjukkan jendela untuk mengatur lay-out dari laporan. Kita dapat mencoba-coba lay-out mana yang sesuai. Pada
contoh ini kita akan mencoba dengan lay-out Block dan Orientation Landscape. Klik Next jika sudah selesai dan jendela untuk mengatur gaya dari laporan (Gambar 11.62). Pada bagian ini kita dapat memilih sesuai keinginan kita. Setelah selesai klik Next untuk membuka jendela terakhir dari Report Wizard. Pada bagian Text Box yang tersedia kita tentukan judul dari laporan yang telah kita buat. Klik tombol Finish untuk mengaktifkan proses pembuatan laporan. Hasil pembuatan laporan akan ditampilkan seperti pada Gambar 11.61.
7. Pada Gambar 11.63, kita melihat laporan yang tidak terlalu bagus bila dicetak. Judul kolom masih menggunakan nama field pada tabel. Selain itu kata-kata Ringkasan untuk tanggal pembelian dan seterusnya, agak mengganggu tampilan laporan. Untuk memperbaiki tampilan laporan, klik kanan pada nama report di jendela objek Report kemudian pilih Design View. Jendela seperti pada Gambar 11.64 akan terbuka.
1. 8. Perbaikan Pertama Yang akan kitd lakukan Adalah PADA judul Kolom. Kita akan ganti menjadi seperti pada Gambar 11.65. Untuk mengganti judul kolom, klik dua kali pada judul kolom yang ingin diganti kemudian
ketikan nama yang baru. Kita juga dapat mengatur seluruh kolom dengan cara mengklik bagian paling atas kolom untuk memilih kolom kemudian meletakkan kursor di sebelah kanan kolom dan menggeser untuk memperlebar kolom (sama dengan lebar tabel pada Microsoft Word).
1. 9. Perbaikan yang kedua adalah kita menghilangkan kata-kata Ringkasan untuk tanggal pembelian dan seterusnya yang tampak pada Gambar 11.64. Caranya dengan mengklik pada bagian tersebut kemudian tekan tombol Del pada keyboard. Selain itu kita hilangkan kata Sum dan kita ganti kata Grand Total dengan Total Penjualan. Penambahan garis juga dapat dilakukan dengan memilih control line pada Toolbar Report, kemudian diletakkan pada posisi yang diinginkan. Tampilan akhir pada Design View akan tampak seperti pada Gambar 11.65. Sedangkan hasil Print Preview dari laporan akan tampak seperti pada Gambar 11.66.
11.6. RINGKASAN
·
Ada enam obyek penting Microsoft Access, yaitu Table, Query, Forms, Reports, Macros dan Modules.
·
Tabel dalam Microsoft Access terdiri dari record (baris) dan field (kolom). Tabel dapat dibuat dengan mendefinisikan field-field yang dibutuhkan dengan tipe data, domain dan dilengkapi primary key nya.
·
Permintaan atau permintaan data dapat menampilkan data dari satu tabel atau beberapa tabel yang saling berhubungan. Query dalam Microsoft Access dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas GUI.
·
Form adalah salah satu obyek data dasar dalam Microsoft Access yang digunakan sebagai antar muka bagi pengguna untuk memasukkan atau menampilkan data. Formulir dapat dibuat melalui metode Wizard maupun manual dengan menggunakan Design View.
·
Report digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas. laporkan
